Особенности технического обеспечения мероприятий

Занимаясь подготовкой к предстоящему мероприятию, организатор всегда планирует бюджет. Если необходимо провести презентацию, конференцию, или семинар на «чужой» территории, то первым в списке расходов обычно значится аренда помещения для проведения данного мероприятия. Это и понятно, ведь данная статья расходов является, как правило, самой значительной из всех остальных. Помимо этого, необходимо обеспечить всех участников напитками и едой, и, конечно же, выделить средства на техническое обеспечение мероприятия - аренду звукового оборудования, проекторов, экранов и другой техники).

К сожалению, зачастую, смета расходов на техническое обеспечение составляется в последнюю очередь. А это значит, что например, на звуковое сопровождение, или на средства отображения информации (проекторы с экранами, плазменные панели и видеостены) тратятся лишь остатки от выделяемого бюджета. Между тем, грамотное озвучивание предстоящего мероприятия является едва ли не основным фактором, влияющим на успех мероприятия и достижение поставленных целей. Ведь слушатель, который не может должным образом воспринимать информацию, останется как минимум, не доволен происходящим. А если таких людей наберётся достаточное количество, то это повлечёт за собой провал всего мероприятия.

Поэтому осуществлять подготовку к предстоящему событию необходимо комплексно, не забывая о деталях, которые могут сыграть важную роль. Комфорт участников - это не только удобная расположенность места проведения мероприятия, или вкусная еда. Необходимым условием успеха мероприятия является налаживание хорошего контакта с аудиторией, возможность донести до людей необходимую аудио и визуальную информацию, и получить возможность общения со всеми участниками. Если данная составляющая обеспечивается на низком уровне (а разве возможно иное в условия недостатка финансирования?), то цель проведения мероприятия остаётся не достигнутой.

Люди, принимающие решение о распределении бюджета на будущее мероприятие, зачастую далеки от технических аспектов работы презентационного и звукового оборудования. Но они и не обязаны разбираться во всём этом. Их задача – чётко поставить задачу профессиональным исполнителям, которые возьмутся за техническое обеспечение предстоящего события, и проведут его на высоком уровне. Ну и конечно необходимо понимать, что бесконечное урезание бюджета на техническое обеспечение всегда ведёт к провалам в качестве и надёжности работы. Почему-то когда разговор заходит в это русло, нам всегда вспоминается сказка С.Михалкова «Жадный богач», в которой клиент заказал у портного сшить семь шапок из одной овечьей шкуры.